E-Rechnung 2026/2027: Pflichten, Fristen, Formate

Digitale Buchhaltung · Sobbe Steuerberatung Haan

E-Rechnung 2026: Was Unternehmen in Haan jetzt vorbereiten sollten

Die E-Rechnung ist eines der wichtigsten Digitalisierungsthemen für Unternehmen. Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 beginnt schrittweise die Pflicht zum Ausstellen. Wer seine Rechnungsprozesse jetzt vorbereitet, vermeidet später Zeitdruck, Medienbrüche und Fehler in der Buchhaltung.

Kurz erklärt: Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Datei. Sie enthält strukturierte elektronische Rechnungsdaten, die von Buchhaltungssoftware direkt ausgelesen werden können. Zulässig sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein normales PDF per E-Mail zählt nicht als E-Rechnung.

Die Stichtage im Überblick

Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen. Maßgeblich ist also der Umsatz 2026.
Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Ausstellen gilt für alle Unternehmen.

Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.

Übergangsregeln bis Ende 2027

2025 und 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen ausstellen. Andere elektronische Formate wie ein PDF sind mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
2027 gilt diese Erleichterung nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €.
Rechnungen im EDI-Verfahren sind bis Ende 2027 weiter zulässig.

Ausnahmen

Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
Fahrausweise
Kleinunternehmer müssen dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen, aber E-Rechnungen empfangen können. Mehr dazu im Beitrag Kleinunternehmerregelung 2026.

XRechnung oder ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reines Datenformat, das ohne passende Software nicht lesbar ist. Es ist bei öffentlichen Auftraggebern Standard. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF, in das die strukturierten Daten eingebettet sind. Menschen können es wie gewohnt lesen, die Software liest die Daten aus. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht.

Diese Fragen sollten Unternehmen klären

Welche Software wird für E-Rechnungen genutzt, und kann sie beide Formate lesen und erzeugen?
Wer empfängt eingehende Rechnungen, und über welche E-Mail-Adresse?
Wie wird die sachliche Prüfung dokumentiert?
Wie erfolgt die Freigabe zur Zahlung?
Wie werden Rechnungen revisionssicher archiviert? Die E-Rechnung muss im Originalformat aufbewahrt werden.
Wie gelangen Belege zur Steuerberatung?

Schritt für Schritt zur E-Rechnung

Ist-Stand erfassen: Wie kommen Rechnungen heute an, wie werden sie geprüft und gebucht?
Software prüfen: Mit dem Anbieter klären, ob Empfang, Erstellung und Archivierung abgedeckt sind.
Geschäftspartner informieren: Mit Kunden und Lieferanten abstimmen, in welchem Format und an welche Adresse Rechnungen gehen.
Testen: Erste E-Rechnungen probeweise erstellen und empfangen, bevor die Pflicht greift.
Mitarbeitende einweisen: Alle, die Rechnungen bearbeiten, sollten den neuen Ablauf kennen.

Eine sauber eingeführte E-Rechnung beschleunigt Prozesse: Rechnungsdaten müssen nicht mehr abgetippt werden, Fehler werden seltener und die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei wird einfacher.