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Kleinunternehmerregelung 2026: Umsatzgrenzen, Rechnungen und E-Rechnung
Wer nebenberuflich gründet oder ein kleines Unternehmen führt, kann sich mit der Kleinunternehmerregelung die Umsatzsteuer sparen. Seit der Reform zum 1. Januar 2025 gelten neue Grenzen und strengere Regeln beim Überschreiten. Hier der Überblick für Selbstständige in Haan und Umgebung.
Kurz erklärt: Wer ist Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Umsatz erzielt (§ 19 UStG). Maßgeblich sind die Nettoumsätze. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und führen keine an das Finanzamt ab.
Die Umsatzgrenzen seit 2025
- Vorjahr: Der Gesamtumsatz darf 25.000 € nicht überstiegen haben.
- Laufendes Jahr: Der Gesamtumsatz darf 100.000 € nicht übersteigen.
- Gerechnet wird mit den tatsächlich vereinnahmten Entgelten, ohne Umsatzsteuer. Verkäufe von Anlagevermögen, etwa eines gebrauchten Firmenwagens, zählen nicht mit.
Achtung beim Überschreiten der 100.000 €
Die Grenze im laufenden Jahr ist eine harte Grenze. Sobald ein Umsatz die 100.000 € überschreitet, entfällt die Kleinunternehmerregelung ab genau diesem Umsatz. Für diesen und alle folgenden Umsätze muss Umsatzsteuer berechnet werden. Wer wachsende Umsätze hat, sollte deshalb laufend mitrechnen und nicht erst zum Jahresende.
Wird dagegen nur die 25.000-€-Grenze überschritten, gilt die Regelung im laufenden Jahr noch weiter. Im Folgejahr ist dann aber Schluss.
Was auf die Rechnung gehört
Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Stattdessen braucht die Rechnung einen Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Ein fester Wortlaut ist nicht vorgeschrieben.
Wird versehentlich doch Umsatzsteuer ausgewiesen, schuldet der Kleinunternehmer diesen Betrag dem Finanzamt. Rechnungsvorlagen sollten deshalb vor dem ersten Einsatz geprüft werden.
Kleinunternehmer und E-Rechnung
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Sie dürfen ihre Rechnungen dauerhaft als PDF oder auf Papier schreiben.
- Sie müssen aber seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus, wichtig ist die richtige Ablage.
Mehr zu Formaten und Stichtagen lesen Sie in unserem Beitrag E-Rechnung 2026.
Für wen sich die Regelung lohnt
Die Kleinunternehmerregelung ist vor allem interessant, wenn Ihre Kunden überwiegend Privatpersonen sind. Sie können dann günstiger anbieten oder behalten mehr vom Preis. Der Nachteil: Kleinunternehmer können sich die Umsatzsteuer aus Einkäufen nicht vom Finanzamt zurückholen.
Wer hohe Anschaffungen plant oder vor allem für Unternehmen arbeitet, fährt mit der Regelbesteuerung oft besser. Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet allerdings für mindestens fünf Kalenderjahre. Diese Entscheidung sollte deshalb gut durchgerechnet werden.
Unabhängig davon bleibt der Gewinn einkommensteuerpflichtig. Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer.
Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung?
Wir rechnen mit Ihnen durch, welche Variante sich für Ihr Geschäft lohnt, und prüfen Ihre Rechnungsvorlagen.
Häufige Fragen
Zählt der Umsatz brutto oder netto?
Maßgeblich ist der Umsatz ohne Umsatzsteuer, also nach vereinnahmten Entgelten.
Was passiert, wenn ich im Laufe des Jahres 100.000 € überschreite?
Ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, müssen Sie Umsatzsteuer berechnen und abführen.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Sie müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Kann ich freiwillig auf die Regelung verzichten?
Ja. Der Verzicht bindet Sie jedoch mindestens fünf Kalenderjahre.
